그룹웨어(Groupware)란?

규모가 큰 회사에서는 사내에 네트워크, 사내 인터넷을 구축하여 따로 사용하고 그룹웨어(Groupware)라는 소프트웨어를 도입하거나 직접 만들어 사용하기도 한다. 이 그룹웨어에 대해서 알아보자.

그룹웨어(Groupware)

그룹웨어는 기업이나 조직에서 각 구성원들끼리, 여러 사람이 함께 작업하고 소통할 수 있도록 해주는 소프트웨어이다. 쉽게 말하자면 사내에서만 사용하는 전용 공유 커뮤니티와 비슷하다.

그룹웨어는 자료 보관, 업무 공유, 결재 시스템, 의사 결정 관리 등 업무와 관련한 기능들을 지원하는데 이러한 기능을 통해 회사에서 그룹웨어를 사용하면 구성원들 간 협업을 할 수 있게 되어 업무를 효율적으로 진행할 수 있다.

어떠한 그룹웨어 소프트웨어를 사용하느냐에 따라 지원하는 기능을 다를 수 있지만 대부분의 그룹웨어가 지원하는 주요 기능은 다음과 같다.

- 일정관리 / 캘린더

- 문서 공유

- 자료 보관

- 게시판(부서별)

- 전자결재

- 사내 시설 예약 시스템

- 근태관리

그룹웨어 시스템을 사용하기 위해서는 단순히 소프트웨어만을 도입하는 것뿐만 아니라 그룹웨어를 설치하고 운영할 서버와 네트워크 환경을 갖추어야 하며, 유지보수 인력이나 비용도 필요하다.

그렇기 때문에 주로 대규모의 사업장, 대기업 및 중견기업 급 회사나 기관에서 그룹웨어를 도입하여 사용하며, 소규모의 사업장에서도 사용하는 곳이 있지만 상대적으로 적다.

그룹웨어는 크게 다음 두 가지 방법으로 도입 및 사용이 가능하다.

대부분의 그룹웨어를 사용하는 곳에서 사용하는 방식이다.

그룹웨어 소프트웨어를 전문적으로 개발하는 IT 업체를 통해 자신의 회사에 맞는 그룹웨어 제품을 구매하여 사내에 설치하는 방식으로 도입하는 방법이다.

빠른 도입 및 사용이 가능하며, 도입 후 유지보수 또한 해당 업체를 통해 할 수 있기 때문에 관리적인 부분에서 신경 쓸 것이 많이 없다는 것이 장점이다.

하지만 초기 비용이 많이 발생하며, 이미 만들어진 그룹웨어 제품을 구매하는 것이기 때문에 자신의 회사나 조직의 환경에 맞게 커스터마이징이 제한적이라는 단점이 있다.

회사의 IT 부서나 IT 관련 팀을 통해 필요한 그룹웨어 소프트웨어를 직접 개발하는 방식이다.

본인의 조직이나 회사의 업무환경에 가장 적합한 그룹웨어를 직접 개발할 수 있으므로, 개발 후 사용시 가장 효율적인 그룹웨어를 사용할 수 있다는 장점이 있다.

소프트웨어 개발팀의 인력, 예산, 기술적인 난이도 등을 고려하여 직접 개발하여야 하기 때문에 시간이 많이 소요될 수 있다. 또한 소프트웨어 개발뿐만 아니라 관련 서버 비용, 유지보수도 직접 해야 하므로 비용이나 관리가 어려울 수 있다.